Con tanta incertidumbre en la economía durante esta crisis sanitaria sin precedentes, la planificación y la comunicación son fundamentales para la supervivencia de cualquier empresa. Se habla mucho de preservar el efectivo. Y es que todos sabemos que el efectivo seguirá siendo el rey incluso cuando las empresas reanuden sus operaciones.
#1. Gestión del efectivo
La tesorería es la primera prioridad. Preparar una proyección de flujo de caja renovable a 13 semanas ayudará a gestionar el efectivo. Esto es válido para las empresas consideradas esenciales, y especialmente para las que pueden cerrar o funcionar a niveles reducidos. Al preparar una proyección eficaz del flujo de caja, la dirección necesita comunicarse con sus clientes, proveedores, prestamistas, arrendadores y otros acreedores para comprender el calendario de entradas y salidas de efectivo necesario para mantener las operaciones. Aunque la dirección no puede controlar lo que hacen los clientes o los proveedores, tiene que haber un plan para cualquier interrupción que pueda afectar a las operaciones.
Cuando las empresas se reanuden, será necesaria una gran inversión en efectivo. Habrá que pagar a los proveedores. Hay que pagar las nóminas. Las hipotecas y/o los arrendadores esperarán el pago. Los bancos que aplazaron los pagos durante la pandemia exigirán que se inicien los pagos del principal. Habrá que reponer los niveles de inventario para satisfacer la demanda suprimida. Habrá que aplicar y pagar nuevas medidas de seguridad.
Sin embargo, esto también ocurrirá en un momento en el que los activos de la empresa se encuentren en niveles bajos. Las cuentas por cobrar se han reducido porque las empresas no han generado ventas. El inventario está en niveles bajos o en un saldo inadecuado para completar nuevos pedidos. Las empresas pueden estar fuera de la fórmula con su prestamista y necesitar negociar nuevas condiciones para satisfacer las necesidades diarias de capital circulante. Recurrir a un consultor externo puede ayudar a negociar con los acreedores y a poner en marcha un plan para preservar el efectivo.
#2. Dotación de personal
Antes de la actual crisis sanitaria, encontrar empleados cualificados y con experiencia era difícil, incluso cuando los tiempos eran buenos. La dirección debe estar en contacto permanente con todos los empleados para mantenerlos informados sobre el calendario de su vuelta al trabajo. Para garantizar la seguridad, la planificación y la ejecución deben ser prioritarias. Explique exhaustiva y repetidamente los cambios realizados para mantener la seguridad. Conservar al personal experimentado es fundamental en estos momentos. Encontrar personal de sustitución es un esfuerzo que lleva mucho tiempo y podría suponer la pérdida de nuevos negocios. En caso necesario, las agencias de colocación pueden ser una fuente de mano de obra para suplir temporalmente las carencias.
#3. Clientes
Es imperativo ponerse en contacto con los clientes existentes para hablar de sus problemas, los requisitos de entrega cuando se liberen los pedidos y las limitaciones de producción o los problemas de la cadena de suministro. También es el momento de discutir el estado de pago de las facturas pendientes para determinar el calendario de los cobros en efectivo. Esto determinará el personal, las necesidades de suministros y el efectivo necesario para cumplir los plazos de entrega o los contratos de servicios. También puede ser una oportunidad para hablar de nuevos negocios, ya que otras empresas también empiezan a acelerar sus operaciones.
En última instancia, se trata de construir y mantener relaciones. La mayoría de las empresas se encuentran en una situación similar. Sea flexible y comprensivo para atender las necesidades de los clientes.
#4. Problemas con los proveedores
La dirección debe mantenerse en contacto con sus proveedores para asegurarse de que pueden suministrar los productos y/o servicios cuando se necesiten antes de que se libere el trabajo. Debe existir un plan para una(s) fuente(s) alternativa(s) si se interrumpe la cadena de suministro. No tener la combinación adecuada de productos en el inventario o no poder atender las necesidades del cliente dará lugar a la pérdida de oportunidades para generar ventas y crear disponibilidad de capital circulante.
#5. Prestamistas
Mantener un contacto regular con los prestamistas es de vital importancia para garantizar que la financiación esté disponible cuando se necesite efectivo. Si se requiere financiación adicional, hay que estar preparado para aportar documentación y apoyo adicionales. Puede requerir una modificación del préstamo debido a incumplimientos financieros y de los pactos de garantía. A los prestamistas no les gusta que les sorprendan, sobre todo con malas noticias. Si la financiación bancaria no es una opción, busque otras fuentes para financiar las necesidades de efectivo en el futuro. La familia y los amigos pueden ser una opción, así como los prestamistas basados en activos y el factoring, que pueden servir de puente para la financiación del capital circulante cuando el banco dice que no. Si la dirección aún no lo ha hecho, existen programas federales y estatales que ofrecen subvenciones (por ejemplo, financiación PPP) o préstamos a tipos de interés bajos.
#6. La comunicación es clave
La planificación y la comunicación con todos los empleados, acreedores, clientes y su prestamista serán fundamentales en el futuro. Nunca se insistirá lo suficiente: el diálogo continuo es clave con todas las partes implicadas. La dirección debe disponer de informes internos y ser flexible para tomar decisiones a tiempo. Ser proactivo y no reactivo será el principal factor que determine qué empresas sobreviven y crecen y cuáles deben solicitar la protección por quiebra o posiblemente cerrar sus puertas definitivamente.