مع وجود الكثير من عدم اليقين في الاقتصاد خلال هذه الأزمة الصحية غير المسبوقة، فإن التخطيط والتواصل أمران حاسمان لبقاء أي شركة على قيد الحياة. يُقال الكثير عن الحفاظ على السيولة النقدية. وذلك لأننا نعلم جميعاً أن السيولة النقدية ستظل هي السائدة حتى عندما تستأنف الشركات عملياتها.
#1. إدارة النقد
النقد هو الأولوية الأولى. سيساعد إعداد توقعات التدفق النقدي المتجددة على مدار 13 أسبوعًا في إدارة النقد. وينطبق ذلك على الشركات التي تعتبر من الشركات الأساسية، وخاصة تلك التي قد تكون مغلقة أو تعمل بمستويات منخفضة. عند إعداد توقعات فعالة للتدفق النقدي، تحتاج الإدارة إلى التواصل مع عملائها ومورديها ومقرضيها ومالكي العقارات والدائنين الآخرين لفهم توقيت التدفق النقدي الداخل والخارج المطلوب للحفاظ على العمليات. وفي حين أن الإدارة لا تستطيع التحكم في ما يفعله العملاء أو الموردون، يجب أن تكون هناك خطة لأي اضطراب يمكن أن يؤثر على العمليات.
عند إعادة تشغيل الأعمال، ستكون هناك حاجة إلى استثمار نقدي كبير. يجب الدفع للموردين. يجب دفع الرواتب. سيتوقع أصحاب الرهون العقارية و/أو المُلّاك الدفع. ستطلب البنوك التي أجلت المدفوعات خلال الجائحة البدء في سداد المدفوعات الرئيسية. سيتعين إعادة بناء مستويات المخزون لتلبية الطلب المكبوح. يجب تنفيذ تدابير السلامة الجديدة ودفع ثمنها.
ومع ذلك، سيكون هذا أيضًا في وقت تكون فيه أصول الأعمال في مستويات منخفضة. يتم دفع المستحقات منخفضة لأن الشركات لم تكن تحقق أي مبيعات. المخزون في مستويات منخفضة أو في رصيد غير مناسب لإكمال الطلبات الجديدة. قد تكون الشركات خارج الصيغة مع المقرضين وتحتاج إلى التفاوض على شروط جديدة لتلبية احتياجات رأس المال العامل اليومية. قد يساعد اللجوء إلى استشاري خارجي في التفاوض مع الدائنين وتنفيذ خطة للحفاظ على السيولة النقدية.
#2. التوظيف
قبل الأزمة الصحية الحالية، كان من الصعب العثور على موظفين مؤهلين وذوي خبرة حتى عندما كانت الأوقات جيدة. يجب على الإدارة أن تكون على اتصال دائم مع جميع الموظفين لإبقائهم على اطلاع على توقيت عودتهم إلى العمل. يجب التخطيط والتنفيذ السليم لضمان السلامة ويجب أن يكون ذلك من الأولويات. يجب شرح التغييرات التي تم إجراؤها للحفاظ على السلامة بشكل شامل ومتكرر. الاحتفاظ بالموظفين ذوي الخبرة أمر بالغ الأهمية في هذا الوقت. إن العثور على موظفين بدلاء يستغرق وقتاً طويلاً وقد يؤدي إلى خسارة أعمال جديدة. إذا لزم الأمر، يمكن أن تكون وكالات التوظيف مصدرًا للعمالة لسد الثغرات مؤقتًا.
#3. الزبائن
من الضروري الاتصال بالعملاء الحاليين لمناقشة مشاكلهم ومتطلبات التسليم عند إصدار أوامر الشراء وقيود الإنتاج أو مشاكل سلسلة التوريد. كما أنه الوقت المناسب لمناقشة حالة الدفع على الفواتير المستحقة لتحديد توقيت استلام المبالغ النقدية. سيحدد هذا الأمر الموظفين واحتياجات التوريد والنقدية المطلوبة للوفاء بجداول التسليم أو عقود الخدمات. وقد يكون أيضاً فرصة لمناقشة الأعمال الجديدة حيث تبدأ الشركات الأخرى أيضاً في تكثيف عملياتها.
في نهاية المطاف، يتعلق الأمر ببناء العلاقات والحفاظ عليها. معظم الشركات في وضع مماثل. كن مرناً ومتفهماً لتلبية احتياجات العملاء.
#4. قضايا الموردين
يجب على الإدارة أن تبقى على اتصال مع مورديها لضمان قدرتهم على توريد المنتجات و/أو الخدمات عند الحاجة إليها قبل إطلاق العمل. يجب أن تكون هناك خطة لمصدر (مصادر) بديلة إذا تعطلت سلسلة التوريد. سيؤدي عدم وجود المزيج الصحيح من المنتجات في المخزون أو عدم القدرة على خدمة احتياجات العميل إلى ضياع فرص تحقيق المبيعات وتوافر رأس المال العامل.
#5. المقرضون
من المهم للغاية البقاء على اتصال منتظم مع المقرضين لضمان توفر التمويل عند الحاجة إلى السيولة النقدية. إذا كانت هناك حاجة إلى تمويل إضافي، كن مستعداً لتقديم وثائق ودعم إضافي. قد يتطلب الأمر تعديل القرض بسبب التخلف عن الوفاء بالعهود المالية والضمانات. فالمقرضون لا يحبون أن يفاجئهم أحد، خاصة مع الأخبار السيئة. إذا لم يكن التمويل المصرفي خياراً متاحاً، فابحث عن مصادر أخرى لتمويل الاحتياجات النقدية في المستقبل. قد تكون العائلة والأصدقاء خياراً متاحاً، بالإضافة إلى المقرضين الذين يعتمدون على الأصول والتخصيم الذين يمكنهم سد تمويل رأس المال العامل عندما يرفض البنك. إذا لم تكن الإدارة قد فعلت ذلك بالفعل، فإن البرامج الفيدرالية والولائية متاحة لتقديم المنح (أي تمويل الشراكة بين القطاعين العام والخاص) أو القروض بأسعار فائدة منخفضة.
#6. التواصل هو المفتاح
سيكون التخطيط والتواصل مع جميع الموظفين والدائنين والعملاء والمقرضين أمراً بالغ الأهمية في المستقبل. لا يمكن التأكيد بما فيه الكفاية - الحوار المستمر أمر أساسي مع جميع الأطراف المعنية. يجب أن تكون التقارير الداخلية متوفرة لدى الإدارة وأن تتحلى بالمرونة اللازمة لاتخاذ القرارات في الوقت المناسب. سيكون التحلي بروح المبادرة وليس رد الفعل هو العامل الرئيسي الذي سيحدد الشركات التي ستنجو وتنمو وتلك التي ستضطر إلى تقديم طلب الحماية من الإفلاس أو ربما تغلق أبوابها بشكل دائم.