¿Siente que tiene que asistir a demasiadas reuniones? ¿Cree que estas reuniones no son eficaces? ¿Siente que en esas reuniones no se hace nada? Todos estamos ocupados y tenemos innumerables cosas que hacer. Lo último que queremos es ir a una reunión que detenga nuestra productividad.
Las reuniones son una valiosa fuente de información. Es un momento para que la gente se siente y comparta información, proporcione actualizaciones, colabore y aproveche la diversidad de la mano de obra. Por supuesto, la primera pregunta que debe hacerse es si es necesaria una reunión. Si lo es, considere la posibilidad de seguir estos pasos.
- Tenga un orden del día. Asegúrese de disponer de un orden del día. Puede distribuirse antes o durante la reunión.
- Asegúrate de invitar sólo a los que necesitan estar en la reunión.
- Cumpla el horario. Respeta las horas de inicio y finalización. Si la reunión dura 30 minutos, cúmplelos. Si no puedes, pregunta a los participantes si pueden quedarse o programa una reunión de seguimiento.
- Mantén el rumbo. Si ves que el grupo se está desviando, vuelve a centrarte en él. Sé amable, pero firme. Recuérdales que se están desviando del tema y que sería mejor hablar de ello en otro momento. La gente lo agradecerá.
- Prohibir la tecnología. Es muy fácil dejarse atrapar por correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto. No utilizar la tecnología permitirá al grupo centrarse en el tema de debate y eliminar distracciones.
- Todo el mundo participa. Todos tenemos algo diferente y único que aportar. Asegúrate de invitar a la participación y al debate abierto de los demás.
- Asigna tareas. Muchas reuniones requieren que otras personas realicen tareas fuera de la reunión. Asegúrate de asignarlas a las personas adecuadas.
- Al final de la reunión, repasa lo que se ha debatido, quién trabajará en qué y los próximos pasos.
- Seguimiento. Haz un seguimiento de las tareas pendientes.
Las buenas reuniones están organizadas y bien planificadas. Las reuniones eficaces impulsan la productividad, aceleran los procesos y mejoran la moral de los empleados.
Presentado por Trion Solutions
