هل تشعر بأن لديك الكثير من الاجتماعات التي تحضرها؟ هل تشعر بأن هذه الاجتماعات غير فعالة؟ هل تشعر أنه لا يتم إنجاز أي شيء خلال هذه الاجتماعات؟ نحن جميعًا مشغولون ولدينا عدد لا يحصى من الأشياء التي يجب القيام بها. آخر شيء نريد القيام به هو الذهاب إلى اجتماع يوقف إنتاجيتنا.
تعد الاجتماعات مصدراً قيماً للمعلومات. إنه الوقت المناسب للجلوس وتبادل المعلومات وتقديم التحديثات والتعاون والاستفادة من القوى العاملة المتنوعة. بالطبع، السؤال الأول الذي يجب أن تطرحه هو هل الاجتماع ضروري؟ إذا كان كذلك، ففكر في اتباع الخطوات التالية.
- ضع جدول أعمال. احرص على أن يكون لديك جدول أعمال. يمكن توزيعه إما قبل الاجتماع أو في الاجتماع.
- تأكد من دعوة الأشخاص الذين يجب أن يكونوا في الاجتماع فقط.
- التزم بالجدول الزمني. التزم بمواعيد البدء والانتهاء. إذا تم تحديد الاجتماع لمدة 30 دقيقة، التزموا بـ 30 دقيقة. إذا لم تتمكن من ذلك فتأكد من سؤال المشاركين عما إذا كان بإمكانهم البقاء أو تحديد موعد اجتماع متابعة.
- ابق على المسار الصحيح. إذا وجدت أن المجموعة تنحرف عن المسار الصحيح، اسحبهم مرة أخرى. كن لطيفاً ولكن حازماً. ذكّر الناس بأنهم يخرجون عن الموضوع وإذا كان من الأفضل التحدث عن ذلك في وقت آخر. سيقدر الناس ذلك.
- حظر التكنولوجيا. من السهل جداً الانشغال برسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية. إن عدم استخدام التكنولوجيا سيسمح للمجموعة بالتركيز على موضوع المناقشة والتخلص من التشتت.
- يشارك الجميع. لدينا جميعًا شيء مختلف وفريد من نوعه نطرحه على الطاولة. احرص على دعوة الآخرين للمشاركة والمناقشة المفتوحة.
- تعيين المهام. تتطلب العديد من الاجتماعات أن ينجز الآخرون مهام خارج الاجتماع. تأكد من إسنادها إلى الأشخاص المناسبين.
- في نهاية الاجتماع، استعرض ما تمت مناقشته ومن سيعمل على ماذا والخطوات التالية.
- المتابعة. المتابعة مع أي شخص لديه مهام لإكمالها.
الاجتماعات الجيدة منظمة وجيدة التخطيط. فالاجتماعات الفعالة تعزز الإنتاجية وتسرع العمليات وتحسن معنويات الموظفين.
مقدمة لك من شركة Trion Solutions
