يقدم كتيب الموظف الخاص بك رسالة شركتك ورؤيتها وإجراءاتها وسياساتها وثقافتها للموظفين الجدد، بينما يعمل كمرجع للموظفين والمديرين. من المهم تحديث الكتيب لإظهار أحدث التغييرات والتغييرات المستقبلية المعروفة في قوانين العمل وسياسات الشركة المعمول بها، خاصةً مع المشهد الحالي من عدم اليقين المتعلق بفيروس كورونا المستجد (كوفيد-19).
متى يجب تحديث دليل الموظف الخاص بك
عند النظر إلى أفضل الممارسات في مجال الموارد البشرية، يجب على أصحاب العمل مراجعة وتحديث كتيبات الموظفين سنوياً على الأقل. ومع ذلك، قد تحتاج إلى إجراء تحديثات معينة على الفور، مثل تلك المرتبطة بالامتثال القانوني أو السياسات التي تفرضها الشركة أو السياسات المتعلقة بالسيرة الذاتية 19.
تحديث الكتيب ليعكس التغييرات المطلوبة قانونًا
أولاً، ألقِ نظرة على البنود التي يغطيها الكتيب الخاص بك حالياً. قد تشمل هذه العناصر ما يلي:
- التوظيف
- تكافؤ فرص العمل المتساوية
- مدونة قواعد السلوك، بما في ذلك العنف والتحرش
- اختبار المخدرات والكحول
- جداول العمل
- الحضور
- المساواة في الأجور
- ضبط الوقت وكشوف المرتبات
- استحقاقات الموظفين
- الوقت الإضافي
- استراحات الوجبات والراحة
- مراجعات الأداء
- العروض الترويجية
- قواعد اللباس
- إجازات الغياب
- الصحة والسلامة
- استخدام التكنولوجيا ووسائل التواصل الاجتماعي
- الإجراءات التأديبية
- حل النزاعات
- الإنهاءات
بعد ذلك، تحقق مما إذا كانت هناك تغييرات في القوانين التي تؤثر على تلك البنود. على الرغم من أن التغييرات المطلوبة قانونًا غالبًا ما تبدأ في بداية العام، إلا أنها يمكن أن تدخل حيز التنفيذ في أي وقت.
ابحث عن التغييرات القابلة للتطبيق ليس فقط في القوانين الفيدرالية ولكن أيضًا في قوانين الولايات والقوانين المحلية. على سبيل المثال، تقوم بعض الولايات باعتماد أو تعديل القوانين المتعلقة باستخدام الماريجوانا والتدخين والأسلحة في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك، تقوم المزيد والمزيد من الولايات بتمرير قوانين بشأن المساواة في الأجور، والحد الأدنى للأجور، والإجازة المرضية المدفوعة الأجر، ومكافحة التمييز، والتحرش، والترتيبات التيسيرية المعقولة.
لاحظ أن حجم شركتك يلعب دوراً رئيسياً في تحديد قوانين التوظيف التي يجب أن تلتزم بها شركتك. لذلك، عند تحديث الكتيّب الخاص بك، قم بتضمين التغييرات المطلوبة قانوناً والناجمة عن نمو شركتك. كلما زاد عدد الموظفين لديك، زاد عدد القوانين التي يجب عليك الالتزام بها. على سبيل المثال، بمجرد أن تصل إلى 50 موظفًا، يجب عليك مراعاة قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) وقانون الرعاية بأسعار معقولة (ACA).
تحديث الكتيب الخاص بك ليعكس التغييرات التي تفرضها الشركة
يتم وضع العديد من البنود في دليل الموظف على مستوى الشركة، مثل جداول العمل، ومزايا الموظفين، والحضور، وضبط الوقت، واستخدام التكنولوجيا، وحل النزاعات، وقواعد اللباس. إذا قمت بإجراء تغييرات على هذه السياسات، مثل إضافة سياسات العمل عن بُعد، فستحتاج إلى تحديث الكتيب وفقاً لذلك.
على سبيل المثال، إذا كنت تسمح للموظفين بالعمل لساعات إضافية، اذكر في الكتيب ما يحدث عندما يعملون ساعات إضافية دون إذن من مديرهم. إذا قمت بالتبديل من نظام ضبط الوقت بالساعة المثقوبة إلى نظام أساسي قائم على الويب، فقم بتحديث الكتيب لإظهار سياسة ضبط الوقت الجديدة. إذا لم تعد تقدم مزايا محددة للموظفين مدرجة في الدليل، فقم بإزالتها على الفور.
لا تنسى أن تتطرق إلى التكنولوجيا والأمن السيبراني، حيث أن الفشل في إبلاغ الموظفين بالمخاطر الأمنية يمكن أن يكون مكلفاً من الناحيتين المالية والتشغيلية.
جرّب مركز موارد الموارد البشرية في ConnectPay مجاناً يحصل جميع عملاء ConnectPay على نسخة تجريبية مجانية لمدة 6 أشهر من مركز موارد الموارد البشرية لدينا، والذي يتضمن أداة إنشاء كتيّب، وإمكانية الوصول إلى استشارات محامي الموارد البشرية، وقسم موارد الطوارئ والكوارث، وحتى برامج تدريب الموظفين المطلوبة للولايات التي تفرض أنواعاً معينة من التدريب.