Las cinco mejores formas de reducir los impagados en su informe de antigüedad

Cuando una empresa suministra un producto o presta un servicio, tiene derecho a esperar que se le pague puntualmente.

Las cuentas que no se pagan a tiempo pueden tener graves consecuencias para la empresa. Cada vez es más

Es importante tener en cuenta estas tendencias, ya que la economía sigue siendo difícil en muchas comunidades.

Los funcionarios se dan cuenta enseguida de que la gestión de las cuentas por cobrar es complicada y entraña la delicada cuestión de pedir el pago sin parecer duros. Hay nuevos procesos que, una vez implantados, pueden ser eficaces para obtener pagos con diplomacia.

Muchas oficinas conocen las mejores prácticas en materia de cuentas por cobrar. Sin embargo, una vez que una cuenta comienza a envejecer en su A / R, usted puede encontrar estas cinco mejores maneras de mejorar las cuentas pendientes de pago útil:

1. Tener una política financiera y de morosidad definida:

Una de las principales causas de los impagados es que su oficina no ha definido claramente cuándo vence el pago. Asegúrese de que las condiciones de pago se indican claramente por escrito en la factura. Si los pagos se retrasan, disponga de un procedimiento definido para que el personal de la oficina sepa cuándo llamar a los 15 días y cuándo enviar un recordatorio a los 31 días. Las empresas también están utilizando contactos telefónicos automatizados realizados en el "Nombre de la empresa" para ayudar en esta área.

2. Envíe las facturas con puntualidad y coherencia:

Si no dispone de un sistema de facturación sistemático, ¡consígalo! Muchas veces, el Cliente no ha pagado simplemente porque no ha recibido una factura o porque ésta llegaba tarde. Una vez que se les recuerda, es probable que la mayoría de los clientes paguen a tiempo. Hacer el seguimiento necesario y recibir recordatorios cada 15 días puede marcar una gran diferencia.

El viejo adagio "quien más chilla, más engrasa" tiene mucho mérito cuando se trata de cobrar impagados. Es una excelente idea ponerse en contacto con los morosos cada 15 días.

3. Utiliza tu hoja de envejecimiento, no tus sentimientos.

Muchas empresas (o empleados bienintencionados) han dejado que una cuenta envejeciera más allá de lo razonable porque pensaban que el cliente acabaría pagando. Aunque puede haber algunas excepciones o situaciones inusuales, el hecho es que todos los clientes deben ser tratados de la misma manera y que esperar ser pagado a tiempo es su derecho. Intente centrarse en TODAS las cuentas que superen los 45 días y siga un plan sistemático de seguimiento.

4. Asegúrese de que su personal está formado.

A veces, incluso los empleados más experimentados pueden volverse tímidos a la hora de tratar con morosos. Esto es especialmente cierto cuando se han hecho promesas de pago y se han incumplido. Es importante ser firme, pero cortés, a la hora de tratar las excusas que se presentan. Asegúrese de que su personal dispone de todas las herramientas para facilitar la tramitación de un pago con tarjeta de crédito o de un giro de cheque ACH, si es posible.

5. Utiliza antes a un tercero.

Una vez que haya perseguido sistemáticamente sus cuentas vencidas durante 31-45 días (y hayan evitado sus intentos de ponerse en contacto con ellos), puede enviarles un AVISO FINAL concediéndoles 10 días para pagar con una fecha de vencimiento específica. Lo más probable es que, si tienen capacidad para pagarle, lo hagan o al menos le comuniquen sus intenciones.

El siguiente paso, muy utilizado, consiste en depositar su cuenta en un servicio de precobro. Los servicios de precobro le permiten quedarse con el 100% del dinero cobrado. La mayoría de las empresas no tienen tiempo para perseguir las cuentas que van más de 60 días, por lo que en ese momento usted debe tomar el siguiente paso apropiado para obtener el pago.

El impacto del Precobro y de un 'Tercero' tiende a repriorizar la deuda y obliga al Cliente a tomar una decisión sobre el pago. Diseñado para una intervención temprana, un servicio de 'pre-cobro' puede ahorrar a la Empresa los costes internos de trabajar las cuentas más allá de lo razonable. Por lo general, una vez que una cuenta alcanza los 60 días, debe plantearse recurrir a la intervención profesional de terceros.

Recuerde que nadie cobra todas las cuentas.

Incluso estableciendo y siguiendo un plan de cobro específico, hay algunas cuentas que nunca se cobrarán. Si identifica estas cuentas a tiempo, se ahorrará a sí mismo y a su oficina una gran cantidad de tiempo y gastos. Aunque se le escapen algunas, verá que, en general, el número de cuentas de pago lento e impagadas disminuirá considerablemente, ¡y eso es una victoria en sí misma!

Proporcionado por Michael Glass de TSI