أهم خمس طرق لتقليل الحسابات المستحقة السابقة في تقرير التقادم الخاص بك
عندما تقدم شركة ما منتجًا أو خدمة ما، فمن حقها أن تتوقع الحصول على مستحقاتها في الوقت المناسب.
يمكن أن يكون للحسابات التي لا يتم دفعها في الوقت المناسب تأثير خطير على الأعمال التجارية. وقد أصبح من المتزايد
من المهم الانتباه إلى هذه الاتجاهات حيث لا يزال الاقتصاد صعبًا في العديد من المجتمعات.
سرعان ما يدرك الموظفون أن إدارة الحسابات المستحقة القبض أمر صعب وينطوي على مسألة حساسة تتمثل في طلب الدفع دون أن يبدو الأمر قاسياً. وهناك عمليات جديدة، بمجرد تنفيذها، يمكن أن تكون فعالة في الحصول على المدفوعات بطريقة دبلوماسية.
لدى العديد من المكاتب معرفة بأفضل الممارسات في الحسابات المستحقة القبض. ومع ذلك، بمجرد أن يبدأ حساب ما في التقادم على حساب A/R الخاص بك، قد تجد هذه الطرق الخمس الأولى لتحسين الحسابات غير المدفوعة مفيدة:
1. وضع سياسة محددة للحسابات المالية والحسابات المتأخرة:
أحد الأسباب الرئيسية لتأخر المستحقات المتأخرة هو أن مكتبك لم يحدد بوضوح موعد استحقاق الدفع. تأكد من أن شروط الدفع الخاصة بك مذكورة بوضوح في الفاتورة. إذا تأخرت المدفوعات، فضع إجراءً محددًا لموظفي المكتب لاتباعه فيما يتعلق بموعد إجراء مكالمة في اليوم 15 وموعد إرسال إشعار تذكير في اليوم 31. كما تستخدم الأعمال التجارية أيضًا الاتصالات الهاتفية الآلية التي تتم باسم "اسم الشركة" للمساعدة في هذا المجال.
2. إرسال الفواتير بشكل فوري ومتسق:
إذا لم يكن لديك نظام فوترة منتظم، فاحصل على واحد! في كثير من الأحيان، لا يقوم العميل بالدفع ببساطة لأنه لم يستلم الفاتورة أو لأنها تأخرت. بمجرد التذكير، من المرجح أن يقوم معظم العملاء بالدفع في الوقت المناسب. القيام بالمتابعة اللازمة والحصول على تذكير كل 15 يومًا يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
إن القول المأثور القديم "العجلة الصارخة تحصل على الشحوم" له ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر بتحصيل الحسابات المتأخرة. إنها فكرة ممتازة أن تتصل بالمتأخرين في السداد كل 15 يومًا.
3. استخدم ورقة الشيخوخة وليس مشاعرك.
العديد من الشركات (أو الموظفين ذوي النوايا الحسنة من الموظفين) تركوا حسابًا ما يتقادم إلى ما بعد نقطة المعقول لأنه شعر أن العميل سيدفع في نهاية المطاف. في حين أنه قد تكون هناك بعض الاستثناءات أو الحالات غير الاعتيادية، إلا أن الحقيقة هي أنه يجب معاملة جميع العملاء بنفس الطريقة وأن توقع الدفع في الوقت المحدد هو حقك. حاول أن تركز على كل حساب مضى عليه أكثر من 45 يومًا والتزم بخطة منهجية للمتابعة.
4. تأكد من تدريب موظفيك.
حتى الموظفون ذوو الخبرة قد يصبحون أحياناً خجولين عند التعامل مع الحسابات المتأخرة. وينطبق هذا الأمر بشكل خاص عندما يتم تقديم وعود بالدفع ثم الإخلال بها. من المهم أن تكون حازماً ولكن مهذباً في الوقت نفسه عند التعامل مع الأعذار التي يتم تقديمها. تأكد من أن موظفيك يمتلكون جميع الأدوات التي تسهّل عملية الدفع ببطاقة الائتمان أو حوالة شيك ACH إذا أمكنك ذلك.
5. استخدام طرف ثالث في وقت أقرب.
بمجرد أن تتابع بشكل منهجي حساباتك المتأخرة لمدة تتراوح بين 31 و45 يومًا (وقد تجنبوا محاولاتك للاتصال بهم)، قد ترغب في إرسال إشعار نهائي إليهم يسمح لهم بالدفع خلال 10 أيام مع تحديد تاريخ استحقاق محدد. على الأرجح، إذا كانت لديهم القدرة على الدفع لك، فسوف يفعلون ذلك أو على الأقل يبلغونك بنواياهم.
الخطوة التالية الجديدة المستخدمة على نطاق واسع هي وضع حسابهم مع خدمة التحصيل المسبق. تتيح لك خدمات التحصيل المسبق الاحتفاظ بنسبة 100% من الأموال المحصلة. لا تملك معظم الشركات الوقت الكافي لمتابعة الحسابات التي تزيد مدتها عن 60 يوماً، لذا يجب عليك في هذه المرحلة اتخاذ الخطوة التالية المناسبة للحصول على مستحقاتك.
يميل تأثير خدمة "التحصيل المسبق" و"الطرف الثالث" إلى إعادة ترتيب أولويات الدين وإجبار العميل على اتخاذ قرار بشأن السداد. يمكن لخدمة "ما قبل التحصيل المسبق" المصممة للتدخل المبكر، أن توفر على الشركة التكاليف الداخلية للعمل على الحسابات التي تتجاوز نقطة السبب. عادة، بمجرد أن يصل الحساب إلى 60 يوماً، يجب أن تفكر في استخدام تدخل طرف ثالث محترف.
تذكر أنه لا أحد يجمع كل الحسابات.
حتى من خلال إعداد خطة تحصيل محددة والالتزام بها، هناك عدد قليل من الحسابات التي لن يتم تحصيلها أبدًا. من خلال تحديد هذه الحسابات في وقت مبكر، ستوفر على نفسك وعلى مكتبك قدراً كبيراً من الوقت والنفقات. على الرغم من أنه قد يفلت عدد قليل من هذه الحسابات، إلا أنك ستجد أن عدد الحسابات البطيئة الدفع والحسابات التي لا تسدد ستتضاءل بشكل كبير بشكل عام، وهذا انتصار في حد ذاته!
مقدمة من مايكل جلاس من TSI
