El manual del empleado presenta la misión, la visión, los procedimientos, las políticas y la cultura de la empresa a los nuevos empleados, al tiempo que sirve de referencia para empleados y directivos. Es importante actualizar el manual para mostrar los últimos cambios y los cambios futuros conocidos en la legislación laboral aplicable y las políticas de la empresa, especialmente con el actual panorama de incertidumbre relacionado con el covid-19.
Cuándo actualizar el manual del empleado
En lo que respecta a las mejores prácticas de RR.HH., las empresas deberían revisar y actualizar sus manuales del empleado al menos una vez al año. Sin embargo, es posible que deba realizar ciertas actualizaciones inmediatamente, como las relacionadas con el cumplimiento de la legislación, las políticas exigidas por la empresa o las políticas relacionadas con el CV-19.
Actualización del Manual para reflejar los cambios exigidos legalmente
En primer lugar, eche un vistazo a los temas que se tratan actualmente en su manual. Por ejemplo:
- Contratación
- Igualdad de oportunidades en el empleo
- Código de conducta, incluidos la violencia y el acoso
- Pruebas de alcohol y drogas
- Horarios de trabajo
- Asistencia
- Igualdad salarial
- Control horario y nóminas
- Prestaciones a los empleados
- Horas extraordinarias
- Pausas para comer y descansar
- Revisiones de resultados
- Promociones
- Código de vestimenta
- Permisos
- Salud y seguridad
- Uso de la tecnología y las redes sociales
- Procedimiento disciplinario
- Resolución de conflictos
- Terminaciones
A continuación, compruebe si se han producido cambios en las leyes que afectan a esos elementos. Aunque los cambios exigidos por ley suelen entrar en vigor a principios de año, pueden hacerlo en cualquier momento.
Busque los cambios aplicables no sólo en las leyes federales, sino también en las leyes estatales y locales. Por ejemplo, algunos estados están aprobando o modificando leyes sobre el consumo de marihuana, el tabaco y las armas en el lugar de trabajo. Además, cada vez más estados están aprobando leyes sobre igualdad salarial, salario mínimo, baja por enfermedad remunerada, antidiscriminación, acoso y ajustes razonables.
Tenga en cuenta que el tamaño de su empresa desempeña un papel importante a la hora de determinar las leyes laborales que debe cumplir. Por lo tanto, cuando actualice su manual, incluya los cambios exigidos por ley que se deriven del crecimiento de su empresa. Cuantos más empleados tenga, más leyes deberá cumplir. Por ejemplo, una vez alcanzada la barrera de los 50 empleados, deberá tener en cuenta la Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA, por sus siglas en inglés).
Actualización del manual para reflejar los cambios exigidos por la empresa
Muchos elementos del manual del empleado se establecen a nivel de la empresa, como los horarios de trabajo, las prestaciones para empleados, la asistencia, el control horario, el uso de la tecnología, la resolución de conflictos y el código de vestimenta. Si has introducido cambios en estas políticas, como añadir políticas de trabajo a distancia, tendrás que actualizar el manual en consecuencia.
Por ejemplo, si permite que los empleados hagan horas extraordinarias, indique en el manual qué ocurre cuando hacen horas extraordinarias sin permiso de su jefe. Si ha cambiado el sistema de fichar por una plataforma web, actualice el manual para que refleje la nueva política de fichar. Si ya no ofrece una prestación específica a los empleados que figura en el manual, elimínela inmediatamente.
No olvide abordar la tecnología y la ciberseguridad, ya que no informar a los empleados de los riesgos de seguridad puede resultar costoso, tanto desde el punto de vista financiero como operativo.
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